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西藏自治区审计厅审计档案管理规定

作者: 发布时间:2017-06-28 12:03:17

      第一条  为了规范审计档案管理,维护审计档案的完整与安全,保证审计档案的质量,发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和其他有关法律法规,并参照审计署、国家档案局《审计机关审计档案管理规定》,制定本规定。

第二条  本规定所称审计档案,一是指审计厅机关开展审计(含专项审计调查)工作中,直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录;二是指审计厅机关开展党务、行政事务、机关管理等工作中形成的具有保存价值的文件材料、实物资料(包括声像资料),以及上级、同级发往审计厅机关的文件材料等。

第三条  审计档案是国家档案的组成部分。审计厅机关的审计档案管理工作由厅办公室负责,区分业务类档案和公文类档案实行集中统一管理,审计档案管理工作接受自治区档案局的监督和指导。

第四条  审计档案管理员职责。

(一)认真学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局2012年第8号令),负责档案的收集、整理、保管、利用、销毁和移交工作。

(二)负责对收集的档案资料进行分类、整理、装订、排列、编号、录入、编目、装盒、上架、入库和管理工作。

(三)负责督促和协助厅机关各部门收集、整理文书、基建、照片、声像、实物等档案资料;对厅内各部门的文件收集工作进行业务指导。

(四)负责编制档案归档文件目录、档案利用和利用效果登记、保管工作。

(五)负责档案鉴定工作,对超过保管期限有无保存价值的档案资料提出存毁意见,负责监销不归档的档案资料。

(六)负责向区档案馆移交有保存、查考价值的永久、长期档案,做好档案移交台账登记。

(七)负责对档案进行科学化管理、定期检查档案案卷、保持档案库房整洁,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光工作。

(八)积极、热情为厅机关各部门及有关单位查阅档案文件提供便捷服务。

(九)按照有关法律法规做好档案保密工作。

第五条  审计业务类档案管理。文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

(一)归档范围。

1.结论类文件材料:上级机关(领导)对该审计项目形成的《审计要情》、《审计信息》等审计信息批示的情况说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等结论类报告,及相关的审理意见书、审计业务会议记录、纪要、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等。

2.证明类文件材料。被审计单位承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等。

3.立项类文件材料。上级审计机关或者本级政府的指令性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记录、审计实施方案及相关材料、审计通知书和授权审计通知书等。

4.备查类文件材料。被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其他文件材料。

    (二)审计文件材料按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。

(三)审计文件材料归档工作实行审计组组长负责制。审计组组长确定的立卷人(一般为项目主审)应当及时收集审计项目的文件材料,在审计项目终结后的6个月内按立卷方法和规则进行归类整理,经部门负责人审核、档案人员检查后,按照有关规定进行编目和装订。各部门应于次年6月份之前,将本部门的审计项目档案向厅办公室负责档案管理工作的人员办理移交手续。

    (四)审计厅机关统一组织多个部门或下级审计机关共同实施的审计项目,由牵头组织的部门确定文件材料归档工作。

    (五)审计复议案件的文件材料由复议机构逐案单独立卷归档。

为了便于查找和利用,业务部门的档案人员应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表中加以说明。

(六)审计档案的保管期限应根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。

1.永久保管的档案,是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

2.保管30年的档案,是指重要审计事项、查考价值较大的档案。

3.保管10年的档案,是指一般性审计事项的档案。

    审计厅机关业务部门应当负责制定审计档案的保管期限。执行同一审计工作方案的审计项目档案,由审计厅机关牵头组织的部门确定相同保管期限。审计档案的保管期限自归档年度开始计算。跟踪审计项目,按年度分别立卷归档。

    (七)审计厅机关应当根据审计工作保密事项范围和有关主管部门保密事项范围的规定确定密级和保密期限。凡未标明保密期限的,按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由业务部门按有关规定作出标识。

审计档案保密期限届满,即自行解密。因工作需要提前或者推迟解密的,由业务部门向厅机关保密工作领导小组按解密程序申请办理。

    (八)审计档案应当采用年度组织机构保管期限的方法排列、编目和存放。审计案卷排列方法应当统一,前后保持一致,不可任意变动。

    (九)审计厅机关应当加强审计档案信息化管理,采用计算机等现代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料,积极开展审计档案的利用工作。

第六条   审计文书类档案的管理。

(一)归档范围。

上级机关来文、来电以及厅机关工作活动过程中形成的对国家和社会具有保存、查考价值的各种文字、图表、照片、声像、实物等不同载体的历史记录。

(二)归档要求。

1.凡属于归档的各类文件、材料必须齐全、完整。

2.文件材料须是原件,不能缺张少页,附件要齐全,特殊情况用复印件归档的,要在卷内备考表中说明情况。

3.本单位形成的文件、简报、刊物等材料,在保存正本的同时,要保存呈批单、签发清样等,保证来龙去脉清楚。凡破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

4.档案是历史的原始记录和凭证,不得涂描归档文件,归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料及装具等应符合档案保护要求,不得使用钢笔、圆珠笔、纯蓝水笔书写、修改、签批。

(三)归档时间。

对已办理完毕的上级来文、来电,以及厅内事务性工作形成的文件材料,由机要室及时收回统一保管,并于次年2月底前将上年度文件整理规范后归档。

    (四)档案的整理。

1.整理原则。

归档文件整理应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

2.整理方法。

1)装订。

归档文件按件进行装订。每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件。各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。来文(或去文)与复文为一件。重要文件须保留历次修改稿,其正本与历次稿(包括定稿)为一件。

装订时,正本在前、定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文(或去文)在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文文本在前,其他文字文本在后。

永久、长期保管的档案必须去掉金属物,短期保管的档案可保持原装订方式。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,可不拆钉重装。

2)分类。归档文件一般采用保管期限一年度一机构(问题)的复式分类方法进行分类。区分年度时,按文件形成的年度区分。跨年度的会议文件,归入闭幕年。来文与复文跨年度并作为一件时,放在复文年。每年度内再按机构或问题、保管期限分大类。

3)排列。在同一保管期限下,同一类目内的文件,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。

4)编号。归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号,并以归档章的形式在归档文件上注明。

5)编目。归档文件应依据分类方案和档案室件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录的项目有:件号、题名、发文字号、责任者、日期、页码、盒号、类别、备注。

6)装盒。装盒是将归档文件按编号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。

7)上架。把装有整理好的文件的档案盒按盒号顺序放入档案柜中保存。

第七条  审计档案管理。

(一)档案的保管。

1.坚持档案集中统一管理,维护档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命,提供查考利用,为审计厅各项工作服务。

2.档案保管由专人负责,设专库、专柜保管,配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等专门设备。档案管理人员要定期检查、维护,确保档案安全。

3.档案管理人员要认真负责、忠于职守、珍惜爱护档案,保持档案库房的整洁,做好管理,对库存档案做到心中有数,发现问题及时汇报,及时解决。

4.涉密档案要妥善保管,绝密级档案、政府和政府办公厅正式电子公文存储介质要存放保险柜,单独保管。

(二)档案的移交、统计、销毁。

1.移交。档案室负责把具有永久、长期保存价值的定期档案按规定向区档案馆移交。档案室向区档案馆移交,须由办公室负责审核后报分管厅领导批准,并编制移交清册,一式二份,由交接双方在清册上签字、盖章。

2.统计。统计工作在每年的第一季度进行,统计的内容主要是:档案的数量、检索工具的种类和数量、档案利用情况,上年收进和移出文件数量等,并按规定向区档案局报送统计报表。

3.销毁。定期对超过保管期限的档案进行鉴定,鉴定工作结束后,提出工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经办公室负责人审核并报分管厅领导批准后销毁。销毁档案,应指定3人负责监销,防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。

(三)档案的保密。

1.档案工作人员必须严格遵守国家保密法律、法规和有关规定,严守国家秘密,忠于职守,不得泄露涉密档案内容。

2.查阅、摘抄、复印涉密档案时,必须按照有关规定严格履行手续,并妥善保管。档案使用完毕后,及时退还档案室。

3.每天工作完毕后,必须把取出的档案材料及时放入档案柜内,不得放在桌上或随意堆放。

4.不得在档案库房内会客和接待非档案工作人员。

5.发现失密、泄密现象,应立即向领导报告,并采取补救措施;对泄露涉密档案造成重大影响和严重后果的,依法依纪追究责任。

第八条  档案文件借阅。

(一)厅机关工作人员,因工作需要可以借阅档案或档案复制件。

1.借阅、复印档案,按照要求履行借阅、复印手续,填写《区审计厅档案借阅(复印)审批表》。登记借阅、复印的时间、内容、利用目的和方法,借阅(复印)人所在部门和姓名。

2.借阅、复印不涉密档案,由办公室负责人批准后办理。

3.借阅、复印涉密档案,由厅主要领导批准后办理。机密级以上的档案,只准查阅,禁止复制、借阅带出。

4.档案只能在档案室借阅,不准借走带出。确需借出的,须经厅主要领导批准。

(二)机关档案一般不对外提供利用,外单位确需查阅、复印者,严格履行审批手续。

1.自治区相关部门查阅、复印档案应持有本部门的公函,必须经厅主要领导批准。

2.借阅单位与借阅人应负责维护被借阅档案文件的完整与保密安全,不得在文件上涂改、圈划、拆散,未经批准不得擅自复印档案文件。

第九条  档案库房管理。

(一)保持库房清洁整齐,做到柜架排列整齐、美观,案卷存放科学、系统,保持室内清洁卫生。

(二)建立档案资料借阅登记制度,坚持库房档案资料收进、移出登记制度,并按规定进行检查、统计。

(三)库房内应配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施,定期对库房进行安全检查,切实维护库房档案资料的安全。

(四)定期检查档案保管状况,发现破损或字迹褪变,及时进行修补或复制。

(五)档案人员离开库房前要检查所有门窗、电源开关,消除安全隐患。

(六)做好保密工作。档案库房是集中统一保管档案的重地,非档案人员不得入内。

    第十条  本规定从印发之日起执行。

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